EUDR - Lesezeit: 6 Min
Mit dem Inkrafttreten der EU-Verordnung zur Entwaldungsfreiheit von Produkten (EU Deforestation Regulation, EUDR) gelangt ein Thema verstärkt in den Fokus von Unternehmen unterschiedlichster Branchen: Die Klassifizierung und Handhabung von Papierprodukten im Hinblick auf ihre regulatorische Einstufung. In Bezug auf Papier wirft die EUDR Ausnahmeregelung, die sogenannte „Korrespondenz“-Ausnahme, zahlreiche praktische Fragen auf. Unternehmen, die regelmäßig Briefe, Broschüren, Flyer oder vergleichbare Papierprodukte nutzen oder verzollen, stehen häufig vor der Herausforderung, diese korrekt den Produktgruppen zuzuordnen. Denn Fehler in der Einordnung können gravierende Folgen für die Compliance, die Logistik und nicht zuletzt für die Nachweispflichten im europäischen Binnenmarkt haben. Dabei geht es nicht nur um die rechtssichere Umsetzung der neuen Vorschriften, sondern auch um Abgrenzungsfragen: Was genau gilt als Korrespondenz im Sinne der EUDR? Welche Papierprodukte profitieren von der Ausnahmeregelung und inwieweit sind zum Beispiel Broschüren, Flyer oder Werbematerial davon betroffen? Nachfolgend beleuchtet der Beitrag praxisnah die Kriterien und Hintergründe der EUDR Korrespondenz-Ausnahme, grenzt diese von Werbematerialien ab und gibt konkrete Handlungsempfehlungen.
Als Korrespondenz gelten in der Praxis individualisierte, schriftliche Mitteilungen, die primär der persönlichen oder geschäftlichen Kommunikation dienen (z. B. adressierte Briefe). Entscheidend sind Individualisierung und Kommunikationszweck – nicht das Papier an sich.
Erfasst sind typischerweise individuell adressierte Kommunikationssendungen. Wichtig: Die Einordnung erfolgt nicht nur über die Bezeichnung („Brief“), sondern über Zweck, Individualisierung und Art der Verbreitung. Außerdem gilt: Enthält eine Korrespondenzsendung ein EUDR-relevantes Produkt, kann für dieses Produkt trotzdem eine Pflicht entstehen – die Korrespondenz-Einordnung schützt nicht automatisch den gesamten Inhalt.
In der Regel nein. Broschüren, Flyer und vergleichbare Drucksachen sind typischerweise nicht individualisiert und werden massenhaft mit identischem Inhalt verbreitet – das spricht klar gegen „Korrespondenz“. Neu ist seit der gezielten Überarbeitung Ende 2025: Ob solche Drucksachen überhaupt EUDR-relevant sind, hängt zusätzlich stark von der zolltariflichen Einreihung ab: Viele gedruckte Erzeugnisse (HS 49) sind aus dem Anwendungsbereich herausgenommen, während bestimmte Papierprodukte (HS 48) weiterhin erfasst sein können.
Die EU-Verordnung zur Entwaldungsfreiheit von Produkten (EUDR) stellt Unternehmen vor die Herausforderung, Papierprodukte korrekt zu klassifizieren und den jeweiligen regulatorischen Anforderungen zuzuordnen. Besonders relevant ist dabei die sogenannte „Korrespondenz“-Ausnahme, die individualisierte, schriftliche Mitteilungen wie Briefe oder Rechnungen von der Nachweispflicht befreit. Diese Ausnahmeregelung gilt jedoch nicht für massenhaft verbreitete Werbematerialien wie Flyer oder Broschüren, die primär werbliche Zwecke verfolgen können EUDR-Pflichten auslösen, sofern sie nach KN-Einreihung unter Annex I (insb. 47/48) fallen.
Die Abgrenzung zwischen Korrespondenz und Werbematerial erfolgt anhand des Hauptzwecks (Kommunikation versus Werbung) sowie der Verbreitungsart (individualisiert versus massenhaft). Unternehmen müssen ihre Papierprodukte sorgfältig nach diesen Kriterien klassifizieren und im Warenwirtschafts- oder ERP-System entsprechend hinterlegen, um Compliance-Risiken zu minimieren. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Compliance, Marketing und Vertrieb sowie regelmäßige Schulungen unterstützen dabei eine rechtssichere Umsetzung.
Fehlerhafte Zuordnungen können erhebliche Folgen für Logistik, Nachweispflichten und regulatorische Prüfungen haben. Daher empfiehlt sich eine kontinuierliche Überprüfung der Klassifizierungen in Abstimmung mit aktuellen gesetzlichen Vorgaben sowie gegebenenfalls fachliche Beratung. So lässt sich sicherstellen, dass sowohl Kommunikationsdokumente als auch Werbematerialien den Anforderungen der EUDR entsprechen und Unternehmen langfristig rechtskonform agieren.
Die Europäische Union hat mit der EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) einen verbindlichen Rechtsrahmen geschaffen, um Produkte auf dem EU-Binnenmarkt von Entwaldung und Waldschädigung freizuhalten. Betroffen sind unter anderem Holz und daraus hergestellte Erzeugnisse. Die Verordnung stellt strenge Anforderungen an die Sorgfaltspflicht bei der Einfuhr, Vermarktung und Verwendung dieser Produkte.
Seit der Revision Ende 2025 sind zudem viele gedruckte Erzeugnisse unter Kapitel/HS 49 vom EUDR-Anwendungsbereich ausgenommen. Maßgeblich bleibt daher die korrekte KN-Einreihung (insb. Abgrenzung 48 vs. 49).
Von besonderer Bedeutung ist dabei die Klassifikation nach dem Zolltarif (KN-Code, Kombinierte Nomenklatur). Papiererzeugnisse werden entsprechend ihrem jeweiligen Verwendungszweck und ihrer Form technisch und rechtlich differenziert. Laut Anhang I der EUDR sind Halbstoffe und Papier der Kapitel 47 und 48 der Kombinierten Nomenklatur betroffen, mit Ausnahme bambusbasierter sowie wiedergewonnener Erzeugnisse (waste and scrap).
Eine der wohl wichtigsten Ausnahmen betrifft die „Korrespondenz”. Laut Klarstellung der EU-Kommission ist geschäftliche Korrespondenz nicht EUDR-pflichtig (2.13). Briefe dienen innerhalb der EU ausschließlich der Kommunikation. Gemäß Artikel 1 Nummer 26 und Artikel 141 Abs. 2 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446 zum Zollkodex der Union unterliegen „Briefsendungen“ nicht der Zollanmeldepflicht und damit auch nicht der Pflicht zur Vorlage einer DDS-Referenznummer. Auch innerhalb der EU werden solche Briefsendungen nicht in Verkehr gebracht oder zur Verfügung gestellt, sondern dienen der Kommunikation.
Es ist zu beachten, dass relevante Produkte, die in Briefsendungen (z.B. in einem Umschlag) enthalten sind, nicht als „Briefsendungen“ angesehen werden können und daher gegebenenfalls der Zollanmeldepflicht und der Vorlage einer DDS-Referenznummer unterliegen.
Das heißt: Beilagen zu den Briefen fallen unter die EUDR, sofern es sich um relevante Rohstoffe und Erzeugnisse im Sinne des Anhangs I handelt.
Der Gesetzgeber greift damit auf die etablierte Systematik der Zolltarifierung zurück, die den Begriff „Korrespondenz“ eng, aber eindeutig definiert. Die pragmatische Umsetzung für Unternehmen liegt darin, die betroffenen Papierwaren korrekt ihrem Zolltarif zuzuordnen und die jeweiligen Verwendungszwecke zu dokumentieren.
Unter „klassischer Korrespondenz“ im Kontext der EUDR versteht man alle Dokumente, deren Hauptzweck die persönliche oder geschäftliche Kommunikation mit einer konkreten bzw. individualisierten Person oder Organisation ist. Beispiele hierfür sind geschäftliche Briefe, Rechnungen, Angebote, vertrauliche Mitteilungen, ärztliche Schreiben, offizielle Benachrichtigungen oder persönliche Karten und Einladungen. Im Regelfall handelt es sich um ausschließlich für einen bestimmten Empfänger erstellte Dokumente, die in Form von Briefen oder Karten versendet oder persönlich überreicht werden.
Nicht zuletzt ist das Kriterium der Individualisierung essenziell. Die Korrespondenz enthält inhaltliche Bezüge auf den Adressaten, ist nicht massenhaft identisch verbreitet und weist entsprechend personalisierte Elemente auf. Technisch ist häufig ein Adressfeld, eine individuelle Anrede oder relevante Zusatzinformation vorhanden. Neben klassischen Papierbriefen gelten in den meisten Fällen auch Begleitschreiben, Verwaltungsdokumente und amtliche Formulare als Korrespondenz, wenn sie entsprechend individualisiert sind.
Die Ausnahmeregelung für Korrespondenzartikel in der EUDR findet ihren Ursprung im Bestreben des europäischen Gesetzgebers, die Funktionsfähigkeit und Effizienz der geschäftlichen und persönlichen Kommunikation nicht unnötig durch zusätzliche regulatorische Verpflichtungen zu belasten. Schriftliche Mitteilungen, die unmittelbaren Bezug auf den Empfänger haben und meist im originären Arbeits-, Geschäfts- oder Rechtsverkehr genutzt werden, sollen von der Entwaldungs-Regulierung ausgenommen bleiben.
Gleichwohl wäre eine pauschale Einbeziehung in den Anwendungsbereich der EUDR mit einem großen Verwaltungsaufwand verbunden. Behörden und Unternehmen wären gezwungen, für jedes Dokument Nachweise zur Lieferkette des genutzten Papiers zu erbringen – selbst für kleinste Poststücke wie Einladungen, Rechnungen oder persönliche Schreiben. Mit der Ausnahme werden also Kommunikation und Verwaltung entlastet, ohne das Hauptziel der EUDR – die Reduktion von Entwaldung – zu gefährden.
Seit der Revision Ende 2025 sind viele gedruckte Erzeugnisse (Kapitel/HS 49) vom Anwendungsbereich ausgenommen. Die Korrespondenz-Ausnahme bleibt dennoch relevant, insbesondere für Kommunikationssendungen und papierbasierte Erzeugnisse, die weiterhin unter Kapitel 47/48 fallen.
Während „Korrespondenz“ im EUDR-Kontext auf individualisierte Mitteilungen mit Kommunikationszweck abzielt, beschreibt „Werbematerial“ standardisierte, inhaltsgleiche und massenhaft verbreitete Drucksachen wie Flyer, Kataloge, Prospekte, Produktbroschüren, Messezeitungen oder Werbebeilagen. Solche Druckwerke richten sich regelmäßig an eine breite Zielgruppe und verfolgen überwiegend werbliche, informative oder verkaufsfördernde Zwecke. Die Korrespondenz-Ausnahme greift hierfür grundsätzlich nicht, weil der Hauptzweck nicht die individuelle Kommunikation mit einem konkreten Empfänger ist.
Für die rechtliche Einordnung ist seit der Revision Ende 2025 jedoch zunächst der Anwendungsbereich (Annex-I/KN-Scope) zu prüfen: Viele klassische Werbedrucksachen werden zolltariflich als „printed products“ in Kapitel/KN 49 eingereiht (z. B. KN 4901, KN 4911). Diese Positionen sind infolge der Änderung der EUDR aus Annex I gestrichen und damit nicht (mehr) EUDR-pflichtig. EUDR-relevant bleiben dagegen papierbasierte Erzeugnisse, die weiterhin unter Kapitel 47/48 fallen (z. B. bestimmte Papier- und Pappwaren wie Etiketten oder Verpackungsbestandteile, je nach konkreter KN-Einreihung). Entscheidend ist daher nicht allein die Bezeichnung „Werbematerial“, sondern die korrekte KN-Zuordnung und – falls das Produkt weiterhin im Scope liegt – der Hauptzweck (Kommunikation vs. Werbung/Öffentlichkeitsarbeit).
Der Kernunterschied zwischen Werbematerial und Korrespondenz liegt zum einen in der Verbreitung (zielgerichtet an Einzelpersonen versus breite Öffentlichkeit), zum anderen im Zweck (individuelle Mitteilung versus werbliche, marketingbezogene Information). Für die rechtliche Bewertung im EUDR-Kontext ist seit der Revision Ende 2025 jedoch ein zusätzlicher erster Schritt entscheidend: Zunächst ist zu prüfen, ob das jeweilige Druck- oder Papiererzeugnis überhaupt in den Anwendungsbereich (Annex I) fällt, was maßgeblich über die KN-Einreihung erfolgt. Viele klassische Werbedrucksachen (z. B. Flyer, Broschüren, Kataloge) werden zolltariflich häufig als „printed products“ in Kapitel/KN 49 eingereiht und sind infolge der Änderung der EUDR nicht mehr Annex-I-relevant. EUDR-Pflichten können hingegen weiterhin greifen, wenn Werbemittel als papierbasierte Erzeugnisse unter Kapitel/KN 47/48 fallen (z. B. bestimmte Etiketten, Labels oder Verpackungsbestandteile, je nach konkreter Einreihung).
Greift der Annex-I-Scope, gilt weiterhin: Für Werbematerial (Marketing-/Öffentlichkeitszweck, standardisierte Inhalte, massenhafte Verbreitung) greift die Korrespondenz-Ausnahme grundsätzlich nicht. Für Korrespondenzartikel, die individuell adressiert und primär für persönliche oder interne Kommunikation vorgesehen sind, entfällt die Einordnung als Werbematerial; allerdings ist zu beachten, dass beigefügte EUDR-relevante Produkte im Umschlag gesondert zu beurteilen sein können.
Praxisbeispiele:
Um die Abgrenzung zwischen Korrespondenz und Werbematerial im EUDR-Rahmen zu verdeutlichen, helfen konkrete Praxisbeispiele:
Ein Handwerksbetrieb verschickt individuelle Angebote, Projektbeschreibungen und Auftragsbestätigungen an seine Kunden. Jedes Dokument bezieht sich mit Datum, Adresse und Inhalt explizit auf einen bestimmten Empfänger und seinen Auftrag. Solche Dokumente gelten typischerweise als Korrespondenz und werden nicht wie ein Warenstrom behandelt.
Anders gelagert sind Fälle, in denen papierbasierte Werbemittel weiterhin unter Kapitel/KN 47/48 fallen (z. B. bestimmte Etiketten/Labels oder bedruckte Verpackungsbestandteile, je nach KN-Einreihung). Werden solche Produkte erstmals in Verkehr gebracht und dienen sie überwiegend Marketing- oder Verkaufszwecken, greift die Korrespondenz-Ausnahme nicht; sofern Annex I einschlägig ist, können EUDR-Pflichten ausgelöst werden.
Schwierig wird es in Grenzfällen, etwa bei Informationsschreiben mit Erklärcharakter. Ein Energieversorger informiert alle Kunden über Tarifänderungen in einer standardisierten Mitteilung. Obwohl der Inhalt weitgehend identisch ist und nur die Adressdaten differieren, wird dies in der Praxis häufig weiterhin als Korrespondenz eingeordnet; die Bewertung kann jedoch im Einzelfall von der Behördenpraxis abhängen. Zudem gilt: Enthält eine Korrespondenzsendung EUDR-relevante Produkte (z. B. Beilagen), sind diese gesondert zu beurteilen.
Für Unternehmen mit einem breiten Spektrum an Papierprodukten ist die präzise Klassifikation der einzelnen Posten im Hinblick auf die EUDR Korrespondenz-Ausnahme von zentraler Bedeutung. Zunächst empfiehlt sich eine umfassende Bestandsaufnahme aller eingesetzten Papierartikel im Portfolio: Welche Produkte werden hauptsächlich als Korrespondenz genutzt, welche dienen Marketing- oder Werbezwecken, und welche fallen in hybride Kategorien?
Im nächsten Schritt sollte jedes Produkt nach seinem hauptsächlichen Verwendungszweck, seinem Verbreitungsmodus und seiner tatsächlichen Einsatzpraxis analysiert werden. Produkte, die regelmäßig an Einzelpersonen, Partner oder Behörden individualisiert versandt werden, sollten eindeutig der Korrespondenz zugeordnet werden. Für Produkte mit identischem Inhalt und massenhaftem Versand (zum Beispiel Werbeprospekte, Messeflyer oder Mailingaktionen) ist generell eine Einordnung als Werbematerial EUDR-konform.
Bewährt haben sich interne Leitfäden mit Beispielen und Entscheidungsbäumen, die bei der Klassifizierung unterstützen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass keine fehlerhafte Deklaration erfolgt und im Zweifel die richtige Nachweispflicht nach EUDR eingehalten wird.
Zur Minimierung des Risikos fehlerhafter Deklarationen empfiehlt es sich, die definierte Produktklassifikation fest im ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu verankern. Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist ein spezialisiertes System zur Verwaltung von Warenbewegungen. Während ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) eine umfassendere Lösung zur Planung und Steuerung aller Unternehmensressourcen darstellt. Die Integration eindeutiger Merkmale zur Klassifizierung und Tarifierungscodes ermöglicht eine automatisierte Zuordnung der einzelnen Produkte zu den Kategorien „Korrespondenz“ und „Werbematerial“ im Sinne der EUDR. Dies erleichtert sowohl die interne Compliance-Prüfung als auch die spätere Dokumentation für Zoll- oder Prüfbehörden.
Praxisbeispiel: Ein Großhändler implementiert in seinem Warenwirtschaftssystem ein verpflichtendes Feld zur Angabe des vorrangigen Verwendungszwecks bei jedem Papiergegenstand. Nur Produkte mit eindeutig personalisiertem Versandweg können als Korrespondenz verbucht werden. Für Werbeprodukte wird automatisch der Nachweis mit den EUDR-relevanten Lieferketteninformationen ausgelöst.
Regelmäßige Schulungen der verantwortlichen Abteilungsleiter und eine jährliche Überprüfung der klassifizierten Produktgruppen bieten darüber hinaus zusätzliche Sicherheit. Bei komplexen Produktportfolios sollte ein regelmäßiger Abgleich mit aktuellen zoll- oder compliance-rechtlichen Einschätzungen vorgenommen werden.
Die erfolgreiche Umsetzung der EUDR Ausnahmeregelung für Korrespondenzprodukte erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Compliance-/Rechtsabteilung, Marketing und Vertrieb. Während das Compliance-Management die rechtliche Einordnung sicherstellt, ist das Marketing für die korrekte Beschreibung und Kennzeichnung von Produkten verantwortlich. Der Vertrieb schließlich kennt die tatsächlichen Anwendungsfälle im Markt.
Ein reibungsloser Austausch in Form von internen Abstimmungsrunden, gemeinsamer Entwicklung von Entscheidungshilfen sowie eines zentralen Fragenkatalogs hilft, Unklarheiten zu beseitigen. Gerade bei neuen oder hybrid genutzten Papierprodukten empfiehlt es sich, gemeinsame Workshops zu etablieren, um Unsicherheiten zu vermeiden und den internen Workflow schlank zu halten.
Hier hat sich zudem die Benennung eines zentralen EUDR-Beauftragten bewährt, der für sämtliche Fragen zur Einstufung und Klassifizierung von Papierprodukten als zentrale/r Ansprechpartner:in fungiert. Unternehmen mit internationalen Standorten sollten darauf Wert legen, dass lokale Besonderheiten in der nationalen Umsetzung der EUDR berücksichtigt werden.
Die EUDR stellt Unternehmen vor die Aufgabe, Papierprodukte präzise zu klassifizieren und entsprechend zu dokumentieren. Individuell adressierte Briefe, Rechnungen und vergleichbare klassische Korrespondenz werden in der Praxis grundsätzlich nicht wie Warenströme behandelt und sind damit regelmäßig von EUDR-Nachweispflichten befreit. Für papierbasierte Massenprodukte gilt dagegen: Ob EUDR-Pflichten greifen, hängt seit der Revision Ende 2025 zunächst vom Anwendungsbereich nach Annex I und der KN-Einreihung ab. Viele klassische Druckerzeugnisse (Kapitel/KN 49) sind aus dem Scope entfernt; papierbasierte Erzeugnisse unter Kapitel/KN 47/48 können hingegen weiterhin erfasst sein (z. B. bestimmte Etiketten oder Verpackungsbestandteile, je nach Einreihung).
Die entscheidenden Kriterien sind damit die KN-Zuordnung und Annex-I-Relevanz, der Verwendungszweck (Kommunikation vs. Werbung) und die Art der Verbreitung (individualisiert vs. massenhaft). Fehlerhafte Einordnungen erhöhen das Compliance-Risiko und führen zu erheblichem Nachbearbeitungsaufwand entlang der Lieferkette.
Für Unternehmen lohnt es sich, Zeit und Ressourcen in eine belastbare Klassifizierungs- und Dokumentationslogik zu investieren. Die Integration dieser Prüfprozesse in ERP-/Stammdaten, verbunden mit einem geschulten interdisziplinären Team (Zoll, Einkauf, Compliance, Produktmanagement), schafft dauerhafte Rechtssicherheit. Angesichts der Verschiebung der Anwendungstermine bietet sich zudem an, interne Checklisten und Entscheidungsdokumentationen jetzt zu konsolidieren und laufend mit den regulatorischen Entwicklungen abzugleichen.
Unter Korrespondenz versteht die EUDR sämtliche individualisierten schriftlichen Mitteilungen, die zwischen spezifischen Absendern und Empfängern ausgetauscht werden – etwa Briefe, Rechnungen, persönliche Einladungen oder interne Geschäftsdokumente. Werbematerial hingegen umfasst massenhaft verbreitete, inhaltsgleiche Druckerzeugnisse, die primär dem Zweck der Werbung, Information oder Öffentlichkeitsarbeit dienen – darunter Flyer, Broschüren oder Prospekte. Nur ersteres ist ausgenommen.
Die Zuordnung erfolgt anhand des Hauptzwecks des Produkts und seiner tatsächlichen Nutzung. Nutzt das Produkt personalisierte Inhalte, ist auf einen bestimmten Adressaten zugeschnitten und wird nicht massenhaft verbreitet, zählt es als Korrespondenz. Werbematerial, das in großer Stückzahl und mit identischem Inhalt verwendet wird, fällt grundsätzlich unter die EUDR Nachweispflicht.
Für Werbematerialien, die erstmals in der EU in Verkehr gebracht werden, müssen Unternehmen einen lückenlosen Herkunftsnachweis auf Grundlage der EUDR erbringen. Dazu zählen Lieferkettenerklärungen, Herkunftssicherungen für verwendetes Holz beziehungsweise Zellstoff und gegebenenfalls Zertifikate nachhaltiger Forstwirtschaft. Die Dokumente müssen den Behörden auf Verlangen vorgelegt werden können.
Entscheidend ist die Individualisierung und Verwendungszweck. Digital gedruckte Mailings, die inhaltlich individuell ausgestaltet und jeweils gezielt an einzelne Adressaten versendet werden, gelten in der Regel als Korrespondenz. Massenhafte, lediglich mit Namensfeld personalisierte, aber ansonsten identische Werbebriefe werden hingegen als Werbematerial eingestuft.
Bei Produkten, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen (z.B. informierende Schreiben mit gleichzeitigem Werbecharakter), ist eine sorgfältige Einzelfallprüfung erforderlich. Unternehmen sollten sämtliche Entscheidungsgrundlagen dokumentieren, im Zweifel die (zoll-)rechtliche Beratung konsultieren und für Transparenz bei der Abgrenzung sorgen. Dadurch lassen sich potenzielle Haftungs- und Nachweisschwierigkeiten im Rahmen der EUDR vermeiden.
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